報道,臺中市長信箱每天都收到許多市民來函,胡志強19日在市政會議中向各單位說明市長信箱處理原則,他引用一封“老奶奶的情書”,具體說明回信的要點。
胡志強說,“老奶奶的情書”原本只是一首新詩,但經過“抽絲剝繭”后,竟讀出老奶奶真正的心意是“等你一輩子也心甘情愿”,讓人產生更深一層的感動。
胡志強表示,如何回復民眾的信函非常重要,可以抱著寫情書或寫信給朋友的心情,而不是“公文回復”。
胡志強提到,有民眾來函提到放臺風假的問題,臺中市府第1次的回函仔細但很煩雜,民眾可能感受不佳,第2封的回函就變得精簡明白,而第3次臺中市府人事處長林煜焙親自回復,信中表達出與民眾的同理心,他認為這樣的寫法才會令民眾感動。
胡志強希望回信的稱謂能拉近與民眾的距離,回答出對方最想知道的答案,并非寫得愈多愈好,甚至沒有民眾想要的答案。
對于民眾的批評,胡志強說,一些罵他的來信,他至少會保留1、2個月,時時拿出來看,保持“恥辱感”,勉勵自己做好事情,重視民眾的需要。